Software für die mobile Instandhaltung – Entlastung an Ort und Stelle

Software für die mobile Instandhaltung entlastet Servicetechniker dort, wo sie arbeiten – auf dem Shopfloor. Welche Vorteile die Systeme bieten und wie Sie das richtige auswählen.

Lästiger Papierkram, unnötige Wege ins Lager oder zum Kunden, langwierige Suchen in unübersichtlichen Ersatzteilkatalogen – im Alltag eines Servicetechnikers gibt es viele unerfreuliche Aufgaben. Die meisten davon lassen sich digital leichter erledigen. Einige entfallen sogar ganz, wenn Betriebe Software für die mobile Instandhaltung auf den Smartphones, Tablets oder Laptops ihrer Techniker installieren und diese mit dem Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP) des Unternehmens vernetzen.

Wenn sie dieses um ein Modul für die mobile Instandhaltung erweitern, können Techniker mit einer App auf ihren mobilen Endgeräten auf so gut wie alle Daten zugreifen, die sie für ihre Arbeit brauchen – und das jederzeit und an jedem Ort. Die Stammdaten der zu reparierenden Maschine können sie ebenso abrufen wie deren Einstellwerte, ihre Wartungshistorie oder Ersatzteilliste. Vorausgesetzt die Daten wurden bei der Einführung des Systems in dieses eingepflegt.

Bei einer Reparatur können Instandhalter auf ihrem Smartphone oder Tablet außerdem einsehen, welche Ersatzteile sich im Lager befinden. Fehlt das Benötigte, können sie eine Bestellung generieren und an den Einkauf schicken. Anwendungen für die mobile Instandhaltung sparen ihnen dabei den langen Weg zurück in ihr Büro.

Software für die mobile Instandhaltung steigert die Erstbehebungsrate

Ist auch die zu wartende oder reparaturbedürftige Maschine mit dem ERP des Unternehmens vernetzt, kann ihr Condition Monitoring die von ihm ermittelten Fehler an die mobilen Endgeräte der Techniker melden. Diese können sich dann schon vor Beginn ihres Einsatzes alle für diesen erforderlichen Informationen aufrufen und prüfen, ob sie die Ersatzteile vorrätig haben, die sie benötigen. So kommen sie nicht mehr unvorbereitet oder mit den falschen Teilen am Standort der Maschine oder beim Kunden an. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie Störungen auf Anhieb beheben können steigt.

Systeme für den mobilen Service bilden den aktuellen Zustand des Maschinenparks ab

Mit der Berichts- und Dokumentationsfunktion der von ihnen genutzten Software können Instandhalter durchgeführte Arbeiten zudem noch in der Werkhalle dokumentieren. Sie brauchen sich dazu am Ende des Tages nicht mehr an ihren Schreibtisch zu setzen. Weil sie Informationen nicht mehr manuell übertragen müssen, machen sie bei der Dokumentation ihrer Arbeit auch keine Flüchtigkeitsfehler mehr. Die Qualität und Zuverlässigkeit von Serviceberichten und Wartungshistorien steigt.

Wenn sie diese zentral im Instandhaltungsmodul ihres ERP vorhalten, gewinnen Unternehmen mit der Zeit zudem einen belastbaren und jederzeit aktuellen digitalen Überblick über den technischen Zustand ihres Maschinenbestandes. Vorausgesetzt ihre Techniker arbeiten bei jedem Einsatz konsequent mit der Software für die mobile Instandhaltung.

Field Service Management setzt gute Software für die mobile Instandhaltung voraus

Dienstleister haben noch eine weitere Motivation, ihre Mitarbeiter zur konsequenten Nutzung der installierten Anwendungen anzuhalten. Denn dann haben sie noch am Tag der Wartung oder Reparatur alle Angaben in ihrem ERP, die sie brauchen, um ihre Rechnung zu stellen. Mit einer guten Software für die mobile Instandhaltung können ihre Servicetechniker und Kunden Wartungs- und Reparaturberichte sogar elektronisch quittieren.

Zugleich gewinnen Instandhaltungsdienstleister durch den konsequenten Einsatz der Software mit der Zeit einen umfangreichen Datenbestand über das Verhalten ihrer Kunden, den Zustand der dort betreuten Anlagen, die Fahrt- und Arbeitszeiten ihrer Techniker sowie die Zahl ihrer Einsätze. In Kombination mit KI-basierten Lösungen für die Personaleinsatz- und Tourenplanung wird Software für die mobile Instandhaltung so zur Grundlage eines smarten Field Service Managements. Dieses ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen in der Instandhaltung so effizient einzusetzen, dass sie trotz Fachkräftemangels die steigenden Anforderungen ihrer Kunden an den Service erfüllen, Warte- und Durchlaufzeiten senken und zugleich ihre eigenen Kosten reduzieren können.

Unternehmen haben den Nutzen von Software für die mobile Instandhaltung erkannt

Welche Vorteile digitale Anwendungen für die Instandhaltung auf den Smartphones oder Tablets ihrer Techniker bieten, haben Instandhaltungsdienstleister erkannt. Acht von zehn Betrieben nutzen ihr ERP oder ein Erweiterungsmodul für die Instandhaltung inzwischen auch dazu, ihren Service schneller und effizienter erbringen zu können. In der betriebsinternen Instandhaltung tun dies 71 Prozent der Unternehmen, ermittelte das Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) an der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule in Aachen in seinem regelmäßig erstellten Branchenindikator im vierten Quartal 2020.

Im Ranking der wichtigsten mit IT-Systemen erledigten Arbeiten, belegen die Dokumentation von Maschinen und Anlagen sowie der digitale Einblick in die aktuellen Lagerbestände an Ersatzteilen sowohl bei Instandhaltungsdienstleistern wie im unternehmenseigenen Service die Plätze zwei und drei. Die Frage, wo die von ihnen eingesetzten IT-Lösungen den größten Nutzen bringen, beantworten Dienstleister und die betriebsinterne Instandhaltung allerdings unterschiedlich. Acht von zehn Dienstleistern profitieren ihren Aussagen zufolge am meisten von der digitalen Erstellung und Verwaltung von Serviceberichten. Mit 96 Prozent der Befragten aus Instandhaltungsabteilungen in Unternehmen sehen dagegen fast alle Umfrageteilnehmer aus dieser Gruppe den größten Nutzen ihrer IT-Systeme im Controlling ihrer Arbeit. Nur 44 Prozent der Befragten aus dieser Gruppe erstellen digitale Service- und Störungsberichte.  

Gute Software für den Service hat offene Schnittstellen und lässt sich flexibel anpassen

Damit sie Software für die mobile Instandhaltung optimal unterstützen kann, wählen Unternehmen Anwendungen, die sich ohne umfangreiche Programmierarbeiten flexibel an ihre Anforderungen anpassen lassen. Dann lässt sich die Software auch leichter auf die jeweils aktuelle und damit sicherste Version updaten.

Anwendungen sollten sich zudem möglichst sowohl auf PC und Laptop wie auf Smartphones und Tablets nutzen lassen. Idealerweise arbeiten sie cloudbasiert und haben Schnittstellen, die Daten aus möglichst vielen IT-Systemen lesen und bearbeiten können. Nur dann können sie in Echtzeit die Daten auf dem mobilen Endgerät des Servicetechnikers mit der vom ERP des Unternehmens gespeisten Datenbank abgleichen. Um die Qualität der dort vorgehaltenen Informationen zu sichern, sollte Software für die mobile Instandhaltung zudem automatisch prüfen, ob Techniker alle für die Dokumentation ihrer Arbeit, die Erstellung eines Serviceberichtes oder die Bestellung eines Ersatzteils erforderlichen Daten vollständig und korrekt eingeben. Denn nur dann sparen Systeme für die mobile Instandhaltung Servicetechnikern am Ende des Arbeitstages lästige Nacharbeiten und Papierkram im Büro.

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