Bei der Ausführung von Instandhaltungsarbeiten werden in der Regel Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien benötigt. Die Herausforderungen der Instandhaltung lassen sich in folgende Bereiche unterteilen: die Identifizierung des richtigen, benötigten Ersatzteils, dessen Beschaffung, die Dokumentation des Einbaus für die Kostenrechnung und Lebenslaufakte sowie die Verwaltung der Lagerbestände und von Warenein- und -ausgängen. Die Verwaltung von Ersatzteilen ist also ein Schlüsselthema in der Instandhaltung. Mit innovativen Strategien beschäftigen sich viele Unternehmen, um ihre Ersatzteilbestände zu optimieren und Lieferkettenproblemen entgegenwirken zu können, etwa durch automatisierte Bestellsysteme, KI oder 3D-Druck von Ersatzteilen.