Unternehmen, die Dienst- oder Poolfahrzeuge bereitstellen, sind gesetzlich verpflichtet, regelmäßig zu prüfen, ob ihre Mitarbeitenden im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind (§ 21 StVG). Der Arbeitgeber gilt als Fahrzeughalter und macht sich strafbar, wenn er Fahrten ohne gültigen Führerschein zulässt. Eine einmalige Kontrolle reicht nicht aus, erforderlich ist eine wiederkehrende Überprüfung.

GreenGate stellt hierfür mit GS-Works eine Standardlösung bereit. Die mobile App ist Teil der GS-Service-Softwaresuite und ermöglicht Planung, Durchführung und revisionssichere Dokumentation der Führerscheinkontrolle auf mobilen Endgeräten. Die sogenannten Blueprints sind praxiserprobte Best-Practice-Konzepte, die in Kundensystemen individuell angepasst werden müssen.

Die Führerscheinkontrolle dient der rechtlichen Absicherung und dem Risikomanagement im Fuhrpark. Sie ist Pflicht bei Firmen- und Poolfahrzeugen, nicht jedoch bei rein privaten Pkw. Gesetzlich ist kein Prüfintervall festgelegt; in der Praxis haben sich halbjährliche Kontrollen bewährt, bei Poolfahrzeugen idealerweise vor jeder Fahrt. Die Dokumentation muss datenschutzkonform nach BDSG und DSGVO erfolgen.

Bei der Kontrolle ist ausschließlich das Original des Führerscheins zu prüfen. Der Arbeitgeber oder ein Berechtigter muss Echtheit und Gültigkeit anhand von Sicherheitsmerkmalen wie Wasserzeichen, Kanten, Schriftbild und fühlbaren Strukturen sicherstellen. Zudem sind die Gültigkeit in Deutschland, die passende Führerscheinklasse, eventuelle Umschreibungen sowie behördliche Auflagen (z. B. Automatikbeschränkung) zu prüfen.

Jede Kontrolle ist schriftlich zu dokumentieren, inklusive Datum und Unterschrift des Fahrers. Die Nachweise sollten mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Standardisierte Formulare oder digitale Lösungen wie GS-Works erleichtern eine rechtssichere Umsetzung.