Messeorganisation von A-Z
Standplanung
Ablauf Systemstand, Grafik & Möblierung
Deadline: Die Deadline zur Freigabe der Standbauplanung ist 5 Wochen vor der Messe, der 15. Januar 2027.
Maßnahmen bis zur Deadline
- Zusätzliche Standausstattung im MyEasyfairs Onlineshop bestellen
- Technische Standzeichnung prüfen und freigeben
- Druckdateien für Standgrafiken an das Operations-Team senden
- Grafiklayout prüfen und freigeben
Die Easyfairs Operations-Abteilung begleitet Sie während des gesamten Prozesses:
Zeitpunkt | Maßnahme |
10 Wochen vor der Deadline (ca. 16 Wochen vor der Messe) | Erste Informationsmail mit allen wichtigen Angaben zur Standbauplanung und einer ersten Technischen Standzeichnung zur Prüfung, Mitteilung von Änderungswünschen und Freigabe |
Innerhalb der folgenden 2 Wochen | Telefonische Kontaktaufnahme zur Abstimmung erster Planungsdetails |
6 Wochen vor der Deadline | Zweite Erinnerungsmail |
Fortlaufend | Abstimmung und Finalisierung der Standplanung |
2 Wochen vor der Deadline | Dritte Erinnerungsmail |
3 Tage vor der Deadline | Letzter Hinweis auf die bevorstehende Frist |
Deadline: 5 Wochen vor Messe | Freigabe der Standbauplanung, Schließung des Onlineshops |
Für die Standbauplanung ist eine schriftliche Freigabe erforderlich. Erfolgt keine Rückmeldung zur zuletzt versendeten technischen Standzeichnung und zum Grafiklayout, gilt die Planung als freigegeben.
Aussteller-Pauschalversicherung
Mit der Anmeldung zur Messe erfolgt automatisch die Teilnahme an der Aussteller-Pauschalversicherung. Die Versicherung bietet umfassenden Schutz für die wichtigsten Risiken rund um die Messeteilnahme.
Versicherungsumfang
- Betriebshaftpflicht: Versicherungsnachweis ist für alle Easyfairs-Messen erforderlich.
- Stornoversicherung: Schutz bei unverschuldeter Nichtteilnahme.
- Sachversicherung: Schutz bei Schäden oder Verlust des Messeequipments, einschließlich Transport.
Kosten: 195 €
Versicherungspartner ist Inevexco. Die Kommunikation zur Aussteller-Pauschalversicherung erfolgt direkt über den Versicherungspartner.
Bei bereits bestehendem ausreichendem Versicherungsschutz ist ein Austritt aus der Aussteller-Pauschalversicherung nach entsprechendem Nachweis möglich.
Weitere Informationen finden sich im Anmeldeformular, in den AGB der Easyfairs Deutschland GmbH und auf der Website von Inevexco.
Bestellfristen & Zuschläge
Die angegebenen Fristen für zusätzliche Bestellungen im MyEasyfairs Onlineshop sind aufgrund der Zusammenarbeit mit Servicepartnern verbindlich. Bei verspäteten Bestellungen fällt ein Zuschlag auf den Normalpreis an.
Bestellungen nach Deadline und Schließung des Onlineshops (5 Wochen vor der Messe) sind nur nach individueller Absprache mit dem Operations-Team möglich.
Zeitraum | Zuschlag |
Bis 5 Wochen vor der Messe (Schließung des Onlineshops) | Normalpreis |
Ab 5 Wochen vor der Messe bis zum Servicetag | +30 % |
Am Servicetag | +50 % |
Am Messetag | +100 % |
Eigener Standbau
Eigener Standbau liegt vor, wenn vom Systemstandbau der Veranstaltung abgewichen wird. Dieser ist genehmigungspflichtig, muss zum Messekonzept passen und die Standbaurichtlinien von Easyfairs einhalten.
Deadline: Anmeldung beim Operations-Team bis spätestens 8 Wochen vor der Messe.
GEMA-Anmeldung
Bei Darbietungen oder der Wiedergabe von Medien auf dem Stand, z. B. Musik in Werbefilmen, können GEMA-Gebühren anfallen. Die rechtzeitige Anmeldung bei der GEMA und die Gebührenabführung obliegen dem Aussteller.
Grafiken
Die Bedruckung begrenzter Grafiken ist im Standpaket enthalten.
Weitere Druckelemente können kostenpflichtig über den Onlineshop in MyEasyfairs hinzugebucht werden.
Finale Grafiken sind fristgerecht und gemäß den Grafikrichtlinien beim Operations-Team einzureichen. Nach Ablauf der Deadline kann die Umsetzung nicht garantiert werden.
Mobiliarbestellungen
Die Grundausstattung an Mobiliar ist im Standpaket enthalten. Diese sind im Standbaupaket einsehbar.
Weiteres Mobiliar kann kostenpflichtig über den Onlineshop in MyEasyfairs hinzugebucht werden.
Alle Zusatzbestellungen sind fristgerecht zu tätigen. Nach Ablauf der Deadline kann die Umsetzung nicht garantiert werden.
Hinweise:
- Im Standpaket enthaltenes Mobiliar kann nicht gegen andere Artikel getauscht werden.
- Nicht benötigtes Standardmobiliar führt zu keiner Preisreduzierung.
- Nicht benötigte Möbel sind am Servicetag auf den Hallengängen bereitzustellen; die Abholung erfolgt durch das Messeteam.
MyEasyfairs
MyEasyfairs ist das zentrale Portal zur Verwaltung des Profils, der Messebeteiligung, der Besucher-Einladungen und der Leads nach der Messe.
Sichtbarkeit erhöhen
- Erstellung eines Profils mit unbegrenzten Inhalten
- Ganzjährige Sichtbarkeit, unabhängig von Veranstaltungen
- Auswertung der Interaktionen von Besuchern mit den eigenen Inhalten
Mit den richtigen Kontakten verbinden
- Versand nachverfolgbarer Einladungen an das eigene Netzwerk
- SMS-Benachrichtigung bei Ankunft eingeladener Kontakte auf der Messe
- Weiterleitung qualifizierter Besucher direkt zum Stand
Einfache Leaderfassung
- Zentrale Verwaltung und Download aller Leads
- Vollständige Besucherdaten für eine einfache Nachverfolgung
Onlineshop
Der Onlineshop dient zur Bestellung zusätzlicher Standausstattung, weiterer Druckelemente sowie Mobiliar und ist im MyEasyfairs Account unter Stand bearbeiten → Webshop & Aufträge zu finden.
Schließung des Onlineshops: 5 Wochen vor der Messe
- Es erfolgt keine automatische Bestellbestätigung per E-Mail.
- Getätigte Bestellungen sind nach Freigabe durch das Operations-Team unter Stand bearbeiten → Webshop & Aufträge einsehbar.
- Bestellungen nach Deadline und Schließung des Onlineshops sind nur nach individueller Absprache mit dem Operations-Team möglich.
- Nach Ablauf der Deadline kann eine fristgerechte Lieferung nicht garantiert werden. Spätere Bestellungen werden individuell geprüft und nach Möglichkeit umgesetzt.
Standbau-System
Das „Megawall“-System
- Modulares Rahmensystem
- Flexibles Standbausystem mit der Design-Optik von individuellem Messebau
- Rahmen sind mit weißen PVC-Platten ausgestattet
- Stand kann zu 100% als Werbefläche genutzt werden
- Anbringung von durchgängiger, vollflächiger Textilgrafik
Wandmodul
100 cm (Breite) x 248 cm (Höhe)
- Großflächiger stoßfreier Druck über mehrere Wandmodule möglich.
- Bedruckung einzelner Wandmodule auch wählbar
Beschilderungsmodul
200 cm (Breite) x 50 cm (Höhe)
- Gegen Aufpreis mit Logo personalisierbar
Aufsatzmodul
100 cm (Breite) x 100 cm (Höhe)
- Enthalten in All-In Plus & All-In Premium Paketen
- Gegen Aufpreis bedruckbar
Kabinenmodul (1 m²)
- Enthalten in All-In Plus (2m²) / All-In Premium (2x2m²)
- Gegen Aufpreis bedruckbar
Material- und Klebereste an den Wänden sind zu vermeiden. Bei Verunreinigungen oder Beschädigungen behält sich Easyfairs vor, die entstandenen Kosten in Rechnung zu stellen.
Standbewachung
Die Halle wird nach dem Aufbau bzw. nach der Öffnungszeit abgeschlossen. Dies umfasst keine Haftung für Ihre Ausstellungsgüter.
Bei Interesse an einer individuellen Standbewachung ist das Operations-Team zu kontaktieren.
Standcatering
Zusätzlich zum kostenfreien Aussteller-Catering in der Exhibitor-Lounge besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten ein individuelles Catering für den eigenen Stand und die Besucher zu buchen.
Kontakt:
Aramark Restaurations GmbH
Tel: +49 173 243 714 0
E-Mail: verkauf.messedortmund@aramark.de
Standreinigung
Die Standreinigung ist in der Teilnahme enthalten und erfolgt jeweils am Abend vor einem Messetag. Sie umfasst das Saugen des Bodens, das Leeren der Mülleimer sowie die Reinigung von Tisch- und Thekenoberflächen.
Hinweis:
Material- und Klebereste an den Wänden sind zu vermeiden. Bei Verunreinigungen oder Beschädigungen behält sich Easyfairs vor, die entstandenen Kosten in Rechnung zu stellen.
Technische Anschlüsse: Druckluft
Druckluftanschlüsse sind fristgerecht über den MyEasyfairs Onlineshop zu bestellen und in der technischen Standzeichnung zu kennzeichnen.
Die technischen Richtlinien der Versammlungsstätte sind zu beachten. Technische Arbeiten dürfen ausschließlich durch den offiziellen Standbaupartner durchgeführt werden. Individuelle Lösungen und Beratung bietet das Operations-Team.
Technische Anschlüsse: Internet
Bei Bedarf einer LAN-Verbindung zusätzlich zum allgemeinen WLAN ist diese fristgerecht und kostenpflichtig beim Operations-Team anzufragen und in der technischen Standzeichnung zu kennzeichnen.
Die technischen Richtlinien der Versammlungsstätte sind zu beachten. Technische Arbeiten dürfen ausschließlich durch den offiziellen Standbaupartner durchgeführt werden. Individuelle Lösungen und Beratung bietet das Operations-Team.
Technische Anschlüsse: Strom
Zusätzliche Stromanschlüsse sind fristgerecht über den MyEasyfairs Onlineshop zu bestellen und in der technischen Standzeichnung zu kennzeichnen.
Die technischen Richtlinien der Versammlungsstätte sind zu beachten. Technische Arbeiten dürfen ausschließlich durch den offiziellen Standbaupartner durchgeführt werden. Individuelle Lösungen und Beratung bietet das Operations-Team.
Elektrische Ausstattung
- Alle Anschlüsse werden mit FI-Schutzschalter (≤ 30 mA) installiert. Maschinen/Exponate dürfen aus versicherungsrechtlichen und gesetzlichen Gründen nur mit FI-Schutzschalter betrieben werden. Bei Geräten mit integriertem FI-Schutzschalter ist ein Anschluss ohne separaten FI-Schutzschalter möglich.
- Schukokabel zu Exponaten und Verbrauchern sind nicht im Anschluss enthalten und separat im Onlineshop zu bestellen.
Technische Anschlüsse: Wasser
Zusätzliche technische Anschlüsse sind fristgerecht über den MyEasyfairs Onlineshop zu bestellen und in der technischen Standzeichnung zu kennzeichnen.
Die technischen Richtlinien der Versammlungsstätte sind zu beachten. Technische Arbeiten dürfen ausschließlich durch den offiziellen Standbaupartner durchgeführt werden. Individuelle Lösungen und Beratung bietet das Operations-Team.
Vor-Ort-Informationen
Anreise
Messeadresse:
Messe Dortmund
Rheinlanddamm 200
44139 Dortmund
Deutschland
Mit dem Zug
Entspannt ankommen und nachhaltig reisen: Die Deutsche Bahn bietet die Anreise zur Messe zu attraktiven Sonderkonditionen. Die vergünstigten Tickets sind bequem über das Buchungsportal der Bahn erhältlich.
Ausstellerausweise
Die personalisierten Ausstellerausweise sind kostenfrei und berechtigen zum Einlass in die Messehallen während der Auf- und Abbauzeiten sowie der Messelaufzeit.
Standpersonal registrieren
Bis 2 Wochen vor Messebeginn in MyEasyfairs unter:
Stand bearbeiten > Verwalten Sie Ihr Personal > Standpersonal > + Neu
Ausweise abholen
QR-Code aus der Bestätigungs-E-Mail am Tag vor der Messe am Servicepoint oder während der Messelaufzeit an der Registrierung vorzeigen. Der Ausstellerausweis wird anschließend direkt am Counter ausgedruckt und dient gleichzeitig als digitale Visitenkarte.
Ausstellerabend
Auch in diesem Jahr findet wieder ein Ausstellerabend statt. Weitere Informationen zum Termin und Ablauf folgen in Kürze.
Aussteller-Catering
Aufbautag
- Messerestaurant: 11:00–16:00 Uhr, Getränke und Snacks auf eigene Rechnung
Messetage
- Während der Messelaufzeit stehen in der Exhibitor Lounge, im Cafe 4 und im Messerestaurant kostenfrei Snacks und Getränke zur Verfügung.
Garderobe
Die Nutzung der Garderobe im Eingangsbereich ist für Aussteller und Besucher kostenfrei.
Hallen- & Geländeplan
Das Messegelände im Überblick:
Die Messe findet in der Halle 7 statt.
Für eine vergrößerte Ansicht klicken Sie bitte auf den Plan.
Eine detaillierte Aufteilung der Hallen finden Sie im Hallenplan.
Hotel-Service
Für die Hotelbuchung steht der Service unseres Partners Hotelservice-Deutschland.de mit speziell eingerichteten Sonderkonditionen zur Verfügung.
Öffnungszeiten
- Mittwoch, 1. Messe-Tag
9:00 – 17:00 Uhr
Aussteller können ab 07:30 Uhr in die Messehallen. - Donnerstag, 2. Messe-Tag
9:00 – 16:00 Uhr
Aussteller können ab 07:30 Uhr in die Messehallen.
Parken während der Messe
Jeder Aussteller erhält einen kostenfreien PKW-Parkausweis, der für den Aufbautag und beide Messetage gültig ist. Der Parkausweis wird vor der Messe per E-Mail vom Veranstalter zugesendet.
Weitere Parkausweise können über den MyEasyfairs Onlineshop bestellt werden.
Servicepoint (Easyfairs-Team)
Der Easyfairs Servicepoint befindet sich in der Passage Segment 5 (zwischen Halle 4 und 5). Die Mitarbeiter stehen während der folgenden Servicezeiten für Fragen zur Verfügung.
Dienstag, Servicetag: 12:00–18:00 Uhr
- Abholung von Ausstellerunterlagen (Ausweise, Parkausweise)
- Fragen zu Strom, Druckluft und Internet
- Last-Minute-Bestellungen von Mobiliar (nur solange Vorrat reicht) und technischen Anschlüssen (ohne Garantie)
- Reklamationen
- Fragen zu digitalen Lösungen
- Weitere Fragen, Probleme und Wünsche
Mittwoch, 1. Messe-Tag: 8:00–17:00 Uhr
- Fragen zu Strom, Druckluft und Internet (8:00–10:00 Uhr)
- Fragen zu digitalen Lösungen
- Weitere Fragen, Probleme und Wünsche
Donnerstag, 2. Messe-Tag: 8:00–16:00 Uhr
- Fragen zu digitalen Lösungen
- Weitere Fragen, Probleme und Wünsche
WLAN
Ein öffentliche WLAN steht allen Ausstellern am Aufbautag und während der Messetage kostenfrei zur Verfügung.
Das öffentliche WLAN ist nicht für die Übertragung großer Datenmengen ausgelegt. Eine durchgängige Verfügbarkeit des Internetzugangs kann nicht gewährleistet werden.
Bei Bedarf einer LAN-Verbindung zusätzlich zum allgemeinen WLAN ist diese fristgerecht und kostenpflichtig beim Operations-Team anzufragen.
Auf- & Abbau
Aufbau, Aufbauzeiten
Dienstag, Servicetag: 8:00–20:00 Uhr
Zutritt für Aussteller ist während des gesamten Zeitraums möglich.
- Ab 12:00 Uhr: Systemstände sind bezugsfertig und der Easyfairs Servicepoint ist besetzt.
- 12:00–18:00 Uhr: Serviceanfragen, Nachbestellungen und Reklamationen werden am Servicepoint entgegengenommen.
Ein vorgezogener oder verlängerter Aufbau ist ausschließlich nach Abstimmung mit dem Operations-Team möglich.
Abbau, Abbauzeiten
Donnerstag, 2. Messe-Tag: 16:30–22:00 Uhr
Räumung der Systemstände und Abbau durch Aussteller, Öffnung der Hallentore
Freitag: 08:00–12:00 Uhr
Die Abholung schwerer Maschinen oder anderer Materialien am Freitag ist nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Veranstalter möglich.
Hinweise zum Abbau
- Ein Abbau oder Räumen des Standes ist während der offiziellen Messelaufzeit nicht gestattet.
- Exponate verpackt und mit Firmenname, Mobilnummer und Standnummer kennzeichnen.
- Alle mitgebrachten Gegenstände vollständig mitnehmen.
- Kabinenschlüssel nach Veranstaltungsende wieder am jeweiligen Kabinenschloss anbringen.
- Smart Badge Reader am dafür vorgesehenen Ständer hinterlassen.
- Während der Abbauphase erfolgt keine Hallenbewachung.
Abfallentsorgung
Bei größeren Abfallmengen und entsprechendem Bedarf an Containern steht das zuständige Operations-Team als Ansprechpartner zur Verfügung.
Hinweis zur Mülltrennung:
Für eine möglichst nachhaltige Veranstaltung und zur Vermeidung unnötiger Abfälle wird um die konsequente Nutzung der vorhandenen Mülltrennsysteme sowie um eine möglichst geringe Verwendung von Verpackungen und Printmedien gebeten.
Anfahrt für Auf- & Abbau, Parken
Zur Anlieferung muss generell eine Kaution in Höhe von 100,- EUR hinterlegt werden.
Parken
Jeder Aussteller erhält einen kostenfreien PKW-Parkausweis, der für den Aufbautag und beide Messetage gültig ist. Der Parkausweis wird vor der Messe per E-Mail vom Veranstalter zugesendet.
Weitere Parkausweise können über den MyEasyfairs Onlineshop bestellt werden.
Zufahrt zum Messegelände
Anlieferungen und Abholungen mit Hubwagen und anderen Transporthilfen dürfen ausschließlich über die Hallentore erfolgen.
Eine Anlieferung über den Eingang Nord ist grundsätzlich nicht gestattet.
Die ausgeschilderten Zufahrten sind zu nutzen. Die Zufahrt bis zum Hallentor erfolgt abhängig von der Auslastung und nach Anweisung des Sicherheitspersonals. Ein Anspruch auf direkte Zufahrt besteht nicht.
Am letzten Messetag dürfen Transporter, LKW und Fahrzeuge mit Anhänger das Gelände erst nach Messeschluss und Freigabe befahren.
Verkehr und Sicherheit
- Auf dem gesamten Messegelände gilt die StVO. Den Anweisungen des Park- und Sicherheitspersonals ist Folge zu leisten. Aufgrund der jahreszeitlichen Sichtverhältnisse ist besondere Vorsicht geboten.
- Zufahrten, Tore sowie Flucht- und Rettungswege sind jederzeit freizuhalten. Blockierende Fahrzeuge oder Materialien werden kostenpflichtig entfernt.
Be- und Entladen
- Nach dem Entladen sind Fahrzeuge und Anhänger umgehend aus den Ladezonen zu entfernen und gemäß den Anweisungen des Sicherheitspersonals zu parken.
- Eine Kaution für die Anlieferung ist nicht erforderlich.
Weitere Hinweise
- Private Fahrzeuge sind in den Messehallen nicht gestattet.
Anlieferung & Abholung
Zur Anlieferung muss generell eine Kaution in Höhe von 100,- EUR hinterlegt werden.
Lieferung direkt an den Stand
- Ausschließlich am Dienstag (Servicetag), 8:00–20:00 Uhr
- Bei zu früh erfolgter Anlieferung werden Lagerkosten verrechnet.
- Individuelle oder bevorzugte Liefertermine sind nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Operations-Team möglich.
- Anlieferungen und Abholungen mit Hubwagen und anderen Transporthilfen dürfen ausschließlich über die Hallentore erfolgen.
Eine Anlieferung über den Eingang Nord ist grundsätzlich nicht gestattet.
Lieferadresse
maintenance, PUMPS & VALVES, EMPACK, LOGISTICS & AUTOMATION
Messe Dortmund GmbH
Rheinlanddamm 200
Halle <einfügen>
Standnummer <einfügen>
Unternehmen <einfügen>
Ansprechpartner <einfügen>
44139 Dortmund
Wichtige Hinweise
- Easyfairs nimmt keine Lieferungen für Aussteller entgegen und übernimmt keine Haftung für angelieferte Ware.
- Eine annahmeberechtigte Person muss zur Anlieferung vor Ort und telefonisch erreichbar sein.
Bodenbelastbarkeit
Bodenbelastbarkeit und Maße der Hallentore:
Halle 4:
Tor 42: 3,80 m hoch; 5,20 m breit
Bodenbelastung: 5KN/m² bzw. 20KN / m²
Halle 5:
Tor 52: 3,90 m hoch; 4,00 m breit
Bodenbelastung: 20KN/m²
Halle 6:
Tor 65: (Haupttor) 4,4 m hoch; 4,5 m breit
Tor 64: 4,4 m hoch; 4,5 m breit
Tor 66: 4,4 m hoch; 4,5 m breit
Die Tore 64 und 66 werden nur geöffnet, wenn beim Haupttor 65 großer Andrang herrscht.
Bodenbelastung 7,5KN/m²
Halle 7:
Tor 72: 5,00m hoch; 3,90 m breit
Tor 73: 4,90m hoch 3,90 m breit
Bodenbelastung: 7,50 kN/m²
Schwere Maschinen
Schwere Maschinen/Exponate über 500 kg und/oder sperrige Maschinen/Exponate über 120 × 80 cm (Europalette) sind beim Veranstalter und beim offiziellen Messespediteur anzumelden. Die vorgegebenen Anlieferzonen der Spedition sind zu beachten.
Deadline: Anmeldung beim Operations-Team und Messespediteur bis spätestens 5 Wochen vor Messe
Kontakt:
DSV Fairs & Events GmbH
Riemannstrasse 29b
04107 Leipzig
external-fairs.leipzig@dsv.com
Spedition & Messelogistik
Spedition, Hubwagen, Gabelstapler, Leerguteinlagerung und schwere/sperrige Exponate
Kontakt:
DSV Fairs & Events GmbH
Riemannstrasse 29b
04107 Leipzig
external-fairs.leipzig@dsv.com
Hinweise:
- Fahrzeuge, Gabelstapler, Container und motorisierte Flurförderzeuge dürfen in den Hallen ausschließlich durch den offiziellen Messeplatzspediteur eingesetzt werden.
- Messepersonal nimmt keine Messegüter an und verwahrt diese nicht. Annahme, Verwahrung und Abrechnung erfolgen direkt über den offiziellen Spediteur.
- Be- und Entladetermine sowie Preise sind direkt mit dem Spediteur zu vereinbaren.
Verzollung
Sämtliche Zollbestimmungen des Veranstaltungslandes sind einzuhalten. Dies betrifft insbesondere die Verzollung temporär eingeführter Güter, z. B. Exponate, die Zollanmeldung dauerhaft eingeführter Waren, z. B. Give-aways und Infomaterial, sowie die Anmeldung des auf dem Messestand eingesetzten Personals.
Easyfairs übernimmt keine Verzollungen oder damit verbundene Kosten und haftet nicht für Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen.
Ihre Ansprechpartner*innen
Marketing Team
+49 (0)89 127 165 133
Operations Team
+49 (0)89 127 165 129